A propos de Google Drive Museomix Idf


#1

Bonjour,
J’ai participé au mixday à la cité des sciences et pendant un mixCafé, on m’a dit que vous utilisiez(en tout cas pour museomix Idf) google drive pour partager vos documents et vos information notamment avec les nouveaux bénévoles. Le problème relevé était que c’était incroyablement dur de s’y retrouver.
Il y a un outil puissant qui s’appelle Confluence, que je pense certains d’entre vous connaissent, qui sert exactement à faire ce genre de chose, c’est à dire créer un wiki avec une hiérarchie facile à utiliser, et pas mal d’autres choses aussi.
L’idée serait de faire une migration des documents du google drive vers Confluence, qui est gratuit pour les projets open source et tout les prototypes museomix étant open source, cela peut convenir.
Ca permettrait d’avoir une base de donnée simple d’utilisation et qui pourrait être étendu à la documentation des divers prototypes.
J’aimerais donc voir si cela vous parait intéressant et dans ce cas si certains d’entre vous seraient motivés pour faire la migration, je peux le faire mais je reste un novice, je n’ai jamais fait ça avant, et de l’aide ne serait pas de refus.
Atlassian permet d’héberger le serveur chez eux donc le seul travail à faire serait de créer des scripts permettant de transférer les documents du Google Drive en documents Confluence, ce qui reste un travail, je pense, assez conséquent.
Qu’en pensez-vous?


#2

Merci @ClementB pour cette bonne idée !

@tart2000, qui s’occupe beaucoup de nos outils de communication interne, sera la personne la plus à même de te dire si cela est faisable ou non.

La particularité du Drive étant que chacun d’entre nous à “son” Drive, et que certains documents ne sont pas partagés avec tout le monde. L’outil que tu proposes ne pourrait donc convenir qu’aux documents ayant vocation à être ouverts et utilisés par l’ensemble des membres de la communauté, sinon cela risquerait de créer des interférences. Si on peut de cette façon alléger le Drive, ce serait en effet une bonne idée, mais je ne pense pas que nous pourrons complètement nous en passer.


Gestion du Google Drive "global / commun"
#3

On peut toujours créer des droits spécifiques pour certains espaces mais en effet il faut voir ce qui semble le plus pertinent.


#4

Ce matin, j’ai fais des recherches sur les différences entre les différents “Cloud” gratuit.

Je me suis renseignée via cet article plutôt complet en terme de comparatif :

Au regard de nos besoins (essentiellement Stockage + Partage + Modification en ligne), il me semble que c’est One Drive (Microsoft) limité à 15Go qui se rapproche le plus de Google Drive. L’objectif serait alors de faire du stockage des années 2013-2014-2015 et de garder Google Drive pour le travail de la prochaine édition.

Pour l’aspect pratique, il suffirait de télécharger le dossier “Global” sous Zip, de le décompresser et de lancer le dossier général en Upload du coté de One Drive… Et patienter.

Qu’en pensez-vous ?

Nina Debail pour Museomix Nord


#5

Je pense vraiment qu’il faudrait mettre le moins de choses possibles sur le cloud, de mon point de vue c’est inadapté pour le partage d’info et le problème de stocker toutes vos données dessus est que vous vous retrouvez dans la situation ou il faut basculer sur un autre service en plus dès que vous manquez de place, ce qui arrivera régulièrement et va rendre la recherche des données extrêmement complexe à mon avis. Pour le moment je ne sais pas tout ce que vous stockez sur le cloud mais pour la plupart des informations un wiki serait bien, ça permet de s’y retrouver rapidement tout en étant visible/modifiable par les personnes que l’on choisi. Si vous stockés les données des prototypes sur le cloud, vous pouvez éventuellement créer un compte github permettant d’avoir un nombre illimités de dépôts de 1Go chacun(par contre la limite par fichier est de 100mo), l’idée ce serait qu’à chaque museomix chaque équipe se voit attribuer un dépôt sur lequel elle va travailler, étant donné que git n’est pas très user-friendly il y a des chances que ce soit le développeur qui s’occupe de gérer le dépôt, si le prototype final n’est pas un fichier texte la meilleure pratique serait de le stocker ensuite sur un autre site dédié, d’abord parce qu’il y a des chances que ce fichier fasse plus de 100mo et aussi parce qu’à chaque changement d’un fichier binaire git va devoir réengistrer une nouvelle fois le fichier sur le serveur, ça permettra d’éviter de polluer le serveur github pour rien, il y aura forcément des fichiers binaires dans les données du protoypes mais ils seront sûrement de moindre taille et donc moins gênants. Le problème étant que l’on a pas un accès direct via browser à chaque dépôt git, si l’on veut y accéder il faut cloner le dépôt sur son ordinateur ou télécharger un zip du dépôt.
J’aimerais bien savoir quels sont les différents types de données que vous stockez sur le cloud de manière à déterminer vos besoins.
Tout mettre sur un cloud est facile et permet de centraliser les données mais si vous ne pouvez pas payez pour agrandir votre serveur vous allez toujours être obligé de multiplié les serveurs en jonglant avec les fichiers et je pense qu’à terme vous n’allez plus vous y retrouvez. Alors bien sûr avoir plusieurs sites sur lesquels les données sont répartis parait aussi compliqué mais elles seraient réparti par type et je pense accessible directement via des liens par le wiki.


#6

Voici la liste des différents types de documents disponibles sur Google Drive :

  • Feuilles de Calcul créé via Google de type Excel
  • Traitement de Texte créé via Google de type Word
  • Présentation créé via Google de type Power Point
  • Fichiers Excel
  • Fichiers Word
  • Fichiers Power Point
  • Photographes (Jpeg)
  • Fichiers Illustrator
  • Fichiers Premières Pro
  • Fichiers Photoshop
  • Google Formulaire
  • PDF
  • Images de type .PNG
  • Des fichiers typographies (Font)

Pour le moment, l’archive 2014 + 2015 fait 7Go ce qui n’est pas si énorme que ça, mais à titre personnel, ce sont 7Go “Commun” partagé sur mon espace de stockage en plus du Stockage “Local” et d’autres projets, ce qui dépasse largement les 15Go depuis plusieurs mois.

D’où ma question d’origine sur comment stocker ailleurs les archives et garder le strict minimum (les modèles de documents en sommes) afin de ne pas saturer cet espace “pratique” pour la collaboration :slight_smile: